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Capiamo bene le particolarità di SharePoint 2010
Dec 16th
E’ forse troppo presto per condividere qualche riga di codice, ancora il prodotto è in beta ed anche se oramai fa parte del nostro patrimonio di macchine virtuali non credo sia ancora il caso di scendere nel dettaglio di alcune implementazioni. Vorrei però condividere qualche ragionamento che credo possa essere utile a capire le funzionalità più importanti e le differenze principali con MOSS 2007.
La nuova versione di SharePoint, attualmente nella fase di beta pubblica, sarà rilasciata prima della metà del 2010, questa linea temporale dal punto di vista della time-line non rappresenta alcun vincolo effettivo per chi già da oggi intende dare vita alle attività di analisi e disegno architetturale di nuovi progetti o soluzioni software.
A differenza di MOSS, gli ambiti che attualmente sorreggono l’infrastruttura di SP2010, sono maggiormente rivolti al potenziamento della parte di produttività dell’utente e consentono, attraverso una grafica intuitiva e già di per se accessibile, l’utilizzo di una serie di funzionalità innovative capaci di eliminare definitivamente l’ostacolo più importante, in termini di usabilità, che da anni è rappresentato dalle classiche interfacce web-oriented. Il paradigma fondamentale che è dietro a SP2010 è quello della Business Application Platform, una piattaforma quindi in grado di accellerare i processi produttivi aziendali tramite una maggiore integrazione tra applicazioni, interne od esterne l’organizzazione, e i classici sotto-sistemi di Collaboration e Content Management.
La nuova architettura alla base di SP2010 è composta da sei ambiti, alcuni dei quali sono comuni a MOSS in aggiunta alla rivisitazione di nuovi:
Ambito Sites
Oltre alle funzionalità già presenti in MOSS è stato introdotto un motore di rendering nativamente compatibile con XHTML 1.0 il quale permette l’usabilità del portale anche tramite browser che non afferiscano alla famiglia dei prodotti Microsoft (Firefox 3, Opera, Chrome).
L’interfaccia di navigazione è stata re-ingegnerizzata secondo il modello di sviluppo dei Microsoft Office Ribbon che permettono la navigazione contestuale dei contenuti e delle funzionalità della pagina nello stessa modalità di Microsoft Office 2007. L’interoperabilità con la suite di Office Automation proposta da Microsoft è stata aumentata fino a raggiungere il pieno supporto lato client a tutte le operazioni di salvataggio e di pubblicazione dei contenuti che in MOSS ancora soffrono dell’abilitazione di controlli ActiveX.
Ambito Communities
Le funzionalità di social networking, tipiche di applicazioni Enterprise 2.0, sono state dotate di nuove e ricche funzionalità come ad esempio la navigazione per concetti e parole chiave inclusa nei nuovi modelli di Wiki e l’integrazione con Office Communication Server all’interno dei blog aziendali per stabilire immediatamente il contatto con altri utenti coinvolti in discussioni tematiche. Le nuove funzionalità di Profile Manager permettono ad ogni utente di avere una visibilità della propria organizzazione e delle competenze di ciascun collega attraverso delle nuove interfacce di navigazione, incentrate sui profili aziendali, sugli interessi e particolarità professionali di ognuno.
Ambito Content
In SP2010 è stata rivista quasi totalmente la struttura organizzativa dei contenuti e degli oggetti demandati alla loro organizzazione (Document Library, List Library, ecc…) dando maggior peso agli strumenti di navigazione e localizzazione del dato destrutturato implementando nuove funzionalità come i Document Set che permettono un raggruppamento logico dei contenuti, proprio come si trattasse di fascioli e pratiche aziendali. Ogni applicazione di Microsoft Automation (Office 2010) eredita, per ogni tipologia di documento, le stesse funzionalità presenti nel portale intranet, eliminado definitivamente la “cattiva” impressione di utilizzare strumenti diversi per accedere agli stessi contenuti. Attraverso l’utilizzo delle nuove Office WebApplication ogni utente può manipolare documenti di Microsoft Office semplicemnete interfacciandosi tramite uno dei tanti browser supportati, senza quindi avere la necessità di avere una installazione locale dei più comuni software per l’Office Automation (Office Word, Excel, PowePoint, ecc…).
Ambito Search
Il motore di indicizzazione e ricerca di SP2010 è stato re-ingegnerizzato e comprende ora funzionalità di ricerca proprio del Faceted Search utilizzando una architettura ridondante, quindi senza avere vincoli dal punto di vista architetturale di singole macchine server con il ruolo di Index e quindi non utilizzabili a regime per eventuali richieste di contenuti web.
Ambito Insight
I servizi a disposizione per la generaizone di contenuti sono stati anch’essi rivisti e migliorati. A differenza di MOSS è stato introdotto il servizio di Access Services che permette il consolidamento di database Office Access 2007 o 2010 verso un unico punto di accesso che ne permette la completa gestione tramite interfaccia web (inserimento, modifica, cancellazione di record) tramite la possibilità di ri-disegnare le classiche interfacce di accesso ai dati, questa volta usufruibili da un comune browser.
Ambito Composite
La nuova versione dei Business Data Catalog oggi chiamati Business Connectivity Services permettono una più facile implementazione di accesso a fonti dati esterne e ne consentono, a differenza di MOSS, anche la manipolazione, permettendo ora un maggiore livello di integrazione con sistemi AS 400, SAP ed ERP generici. Il nuovo SharePoint Designer, distribuito gratuitamente, permette di effettuare sia le operazioni di amministrazione, sia quelle di personalizzazioni e sviluppo utilizzando una nuova interfaccia funzionale che fa utilizzo di nuovi protocolli di comuicazione basati su API. È attività comune, ad esempio, disegnare un Workflow con Office Visio, alimentarlo con SharePoint Designer e mandarlo in esecuzione su siti e liste di SharePoint per monitorarne le attività o modificarne le istanze direttamente dal browser.
Per avere una idea reale delle potenzialità di questa nuova Buiness Collaboration Platform vi consiglio di dare un occhiata alla prossima edizione dell’edizione italian della Microsoft office SharePoint Conference che si terrà a Milano i prossimi 9-10-11 marzo 2010.
Knowledge Box – Dolomiti Edition 2009
Aug 25th
Se siete dalle parti di Bolzano il 14 Settembre non potete perdere l’occasione di assistere all’edizione Dolomiti del kBox. Evento gratuito in collaborazione con Microsoft e Systems. L’agenda come sempre è ricca di interventi incentrati sul KM e BPM con reali casi di studio di partner e clienti … ovviamente non può mancare l’intervento di Mariano Corso, direttore dell’Osservatorio Enterprise 2.0.
Di seguito i dettagli dell’agenda, per info e registrazioni qui:
- 14.00 – Registrazione / Presentazione del convegno
- 14.15 – Enterprise 2.0: la tecnologia per superare la crisi (M. Corso)
- 15.15 – Fondamenti di Knowledge e Business Process Management (G. Marrè)
- 16.00 – Coffee Break
- 16.30 – Le componenti tecnologiche di un sistema di Knowledge Management (P. Manzini)
- 17.15 – Microsoft SharePoint: l’infrastruttura di base per un sistema di Gestione Documentale (G. Schmidt)
- 18.00 – Domande & Risposte/Chiusura dei lavori
Knowledge Box Spring 2009 – Roma 28 maggio
May 5th
Il 28 maggio si tiene a Roma la consueta edizione estiva del convegno organizzato da IT Consult sulle metodologie, tecnologie ed esperienze di Knowledge Management.
Di seguito un’estratto dell’agenda (in anteprima) cosi da darvi la possibilità di valutare la vostra presenza:
- Enterprise 2.0: quando la tecnologia batte la crisi – Mariano Corso
- Il Return Of Investment (ROI) del Knowledge Management – Romeo Pruno
- Microsoft Office SharePoint Server tra presente e futuro – Gabriele Del Giovine
- Un esempio di modellazione di processo con josh – Pierpaolo Manzini
- Marina Militare Italiana: la centralità dei processi come motore di innovazione – Massimo Finelli
Quest’anno, prima della conclusione dei lavori, sarà organizzata una interessante tavola rotonda tra i maggiori testimonial di progetti di KM italiani che si confronteranno sulle tematiche di BPM con josh e Microsoft Office SharePoint Server.
L’evento è gratuito, per informazioni ed iscrizioni, qui.
Appunti di Protocollo Informatico: i 4 livelli di attuazione
Apr 2nd
Capita spesso di confrontarmi sul *come* attuare politiche di protocollo informatico per la Pubblica Amministrazione, in realtà parte dei vincoli normativi riguardano anche le organizzazioni private, diciamo comunque che il *grosso* delle problematiche si hanno quando ci si interfaccia con le prime.
La normativa corrente, in termini di soluzione applicativa, definisce in maniera vincolante requisiti e modalità di fruizione del prodotto in maniera quasi maniacale: infatti una delle osservazioni più comuni è proprio quella che porta a considerare l’informatizzazione delle procedure di protocollo, cosi come descritte nella normativa, come semplice trasposizione di attività umane in termini di sistema informativo.
Sembra stupido ma è cosi: il protocollo informatico è sopratutto questo! E’ un grande contenitore di casi, di procedure ed eccezioni che rendono soltanto più veloce l’attività di *esplicare* una pratica. Non significa comunque che il tutto è banale, anzi, come ogni procedura umana informatizzata si è di fronte ad un livello di *capillarietà* di funzioni molto alta … senza considerare l’aspetto archivistico di procedure di gestione documentale che comunque sono presenti e devono essere automatizzate.
Non a caso, la normativa prevede diversi livelli di attuazione del Protocollo Informatico, ovvero:
- Nucleo Minimo
- Gestione Documentale
- WorkFlow
- Business Process Reengineering
Questi livelli sono resi necessari per dare modo alle organizzazioni di avviare un graduale processo di ri-organizzazione del sistema informativo al fine di conseguire una divisione logica del flusso documentale interno/esterno all’organizzazione stessa, il tutto basato sul concetto di pratica.
Nucleo minimo
Questo primo livello in realtà nasconde delle particolarità molto importanti. Se è vero che per nucleo minimo, di norma, si intendono le attività di *tenuta* di un registro elettronico dei protocolli è anche vero che esso include, ovviamente, tutte quelle attività di classificazione … molto care agli archivisti che rendono necessaria la presenza di un archivio elettronico delle pratiche acquisite dall’organizzazione. Va da se che, pur non vincolando la gestione informatica del protocollo, questo primo step di attuazione richiede la presenza di un qualche flusso che assicuri ai documenti un ciclo di vita pertinente alla vigente normativa in materia di dematerializzazione.
Gestione Documentale
Questa parte descrive la modalità *avanzata* di gestione del nucleo minimo, attraverso un entry point documentale che sia in grado di supportare tra le altre:
- Acquisizione elettronica dei documenti (segnatura elettronica, firma + eventuale marca)
- Assegnazione telematica della pratica (visibilità dell’organizzazione interna)
- Collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti interni
In pratica, non occorre soltanto un portale documentale, si ha la necessità in questo specifico caso, di prevedere una serie di funzionalità agiuntive che assicurino una corretta veicolazione delle informazione acquisite da parte dell’organizzazione.
WorkFlow
Razionalizzare i processi documentali è il requisito fondamentale del WorkFlow, cosi come è inteso dalla normativa sulla nuova PA digitale. Il beneficio tangibile diretto è la particolare *velocità* di individuazione dell’informazione a prescindere dalla logistica del documento e dalla sua conservazione.
Business Process Reengineering
Ultimo step: qui ci giochiamo il tutto per tutto! Dare in mano uno strumento di BPR ad una organizzazione pubblica può essere molto pericoloso. Ri-disegnare processi umani o documentali, solitamente richiede un’ampia visione dell’organizzazione interna, cosi da poter di volta in volta inglobare le competenze e profili aziendali i più idonei per l’espletamento di un processo amministrativo durante la sua modellazione. La normativa su questo punto non è molto chiara, si parla di potenzialità e di obiettivi, senza a mio avviso specificare, che forse un grado di maturazione dell’assessment è un requisito fondamentale per una buona riuscita dell’attuazione del protocollo informatico. Non è una novità che spesso all’interno di pubbliche amministrazione si ha una visibilità superflua dell’organizzazione (verticale il più delle volte) ed una *non spiccata* propensione alla conoscenza ed alla comprensione delle capacità, più che i ruoli, altrui. Uno strumento di BPM/BPR, deve prevedere situazioni di conflittualità relativi a competenze su determinati procedimenti ed una certa *dinamicità* di assegnazione dei ruoli aziendali. Faccio notare, con non poco fastideo, che uno dei casi in qui una forte propensione, sopratutto nella fae di accettazione del management, in questi casi, gioca un ruolo fondamentale nella buona riuscita del progetto ed in genrale della messa in opera di tutto il sistema informativo.
Livelli di attuazione diversi che hanno particolarità comuni da non sottovalutare durante la fase di analisi di un prodotto o di un qualsiasi intervento tecnologico basato su questo dominio applicativo. Particolarità che riguardano alcuni filoni logici che accomunano i seguenti concetti:
- L’identificazione del documento dal punto di vista di procedura e di classificazione;
- Il protocollo informatico come unico entrypoint di una organizzazione;
- La relazione tra ruoli ed organizzazione non incentrata sulle competenze;
