Managed metadata, managed keywords and terms

Dal punto di vista del sotto-sistema di Document Management la novità introdotta in SharePoint 2010 dai Managed metadata è davvero importante. Per chi approccia ora alle beta di SP2010 è davvero complicato riuscire a comprendere il potenziale delle features introdotte in questa ultima versione, spesso si tratta di funzionalità cross-application-layer che aumentano la produttività in vari scenari di collaborazione.

I managed metadata ne sono un esempio lampante: si parte dall’ ECM e si arriva in un baleno al Search, toccando magari soluzioni custom che possono essere implementate tramite l’Object Model. Il concetto di Managed metadata è riconducibile a quello di tassonomia cioè al concetto comune di classificazione gerarchica che nel caso di SP2010 apporta vantaggi anche in termini di ricerca delle informazioni in maniera contestualizzata (faceted) al patrimonio informativo aziendale.

Per comprendere il funzionamento di questa nuova features in SP2010 occorre spiegare nel dettaglio alcuni *inglesismi*:

• Term, rappresenta una parola (termine) associato ad un generico item di SPList in SharePoint;
• Term set, rappresenta un insieme di termini. In SP2010 una colonna di una generica SPList può contenere item che sono termini afferenti ad un insieme di termini;
• Managed metadata sta a significare la possibilità di gestire termini e insiemi di termini indipendentemente dalla SPList che li contiene;

Due esempi fra tutti: per i sistemisti questo concetto può essere di facile comprensione se pensiamo alla classificazione di utenti e gruppi in Active Directory tramite l’utilizzo di OU gerarchiche; per i puristi della classificazione invece pensiamo al concetto di titolario di archivio, cioè un albero di classificazione in cui le ultime foglie sono rappresentate dai fascicoli.

Questo insieme gerarchico aumenta l’efficienza degli utenti se pensiamo che esso può essere utilizzato all’interno di Content Type associati a SPList, quindi consumato e disponibile in fase di ricerca dando la possibilità di riaffinare i risultati tramite la navigazione concettuale di termini ad essi associati.

In fase di modifica delle proprietà di un documento, per questa tipologia di campi, avremo a disposizione una interfaccia grafica che ci permetterà di navigare il term set associato alla SPList quindi di scegliere il term più appropriato ed eventualmente selezionare l’intero gruppo.

Il Content Type di default di molte specializzazioni di SPList ingloba al suo interno un campo di tipo Managed keywords. Ora che abbiamo preso coscienza della paritcolarità dei term e term set possiamo dire che i Managed keywords a differenza dei term set non offrono una interfaccia di navigazione ma permettono di inserire del testo libero: dei tag da associare al documento. La particolarità sta nel fatto di offrire la correlazione tra Managed metadata e Managed keywords in fase di inserimento dei dati: per ogni keyword che digitiamo viene effettuato un controllo di esistenza della stessa o parte di essa nel term set associato alla SiteCollection o all’intera Farm, quindi possiamo inserire come keyword un altro oggetto di tipo term anche se esso non è afferente alla SPList corrente.

Questa ed altre particolarità offrono un corretto modo di classificare item secondo una gerarchia di concetti modellati dall’organizzazione di riferimento, senza per questo perdere di espressività o di particolarità, avendo la possibilità di aggiungere e/o ricatalogare gli stessi concetti in qualsiasi momento.

Dal punto di vista sistemistico e di pianificazione c’è da sottolineare la possibilità di gestire il tempo 0 dell’organizzazione del servizio di Managed metadata e cioè la possibilità di importare la tassonomia da più fonti correlate a SharePoint oltre al supporto multilingua già disponibile nella versione beta di SP2010.

Dal punto di vista architetturale e di modellazione invece una delle novità più importanti risiede proprio nella possibilità di condividere i term set a livello di cross-farm, cosa questa impensabile in MOSS2007. Il potenziale di avere a disposizione uno o più servizi di Managed metadata condivisi tra i diversi settori o sedi della nostra organizzazione permette di gestire in maniera molto più efficace la proiezione dell’organizzazione all’interno delle informazioni aziendali.

Per iniziare a conoscere da vicino ed iniziare a toccare con mano le potenzialità di questa nuova funzionalità potete iniziare da qui.